pengindeksan

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Indeks merupakan istilah yang terdapat dalam bidang perpustakaan dan dianggap sebagai salah satu sistem temu kembali informasi. Mengindeks dan mengkatalog merupakan suatu kegiatan yang ada di perpustakaan, kedua pekerjaan tersebut sama namun sedikit berbeda, biasanya dalam mengindeks ada unsur sedikit menganalisa atau menguraikan suatu karya. Misalnya suatu karya dimana dimana dalam karya tersebut terdiri dari beberapa karya orang yang berbeda, baik judul maupun subyeknya, maka sebaiknya masing-masing itu perlu kita uraikan satu-persatu dengan membuatkan indeksnya.
Pengindeks perlu mampu menentukan isi subyek sutau dokumen dengan menggunakan kosakata yang diperkenankan oleh sistem, pengindeks juga perlu memahami isi subyekdan menterjemahkan isi kedalam bahasa indeks yang diterapkan.
Setelah perang dunia ke II praktek mengindeks cenderung menerapkan sistem kosakata yang tidak terkendali. Pengindeks memilih kosakata yang digunakan oleh pengarang seperti yang terdapat dalam dokumen. Dalam pengindeksan disebut menggunakan “Natural Language”. Dalam menerapkan kosakata yang terkendali untuk tugas-tugas mengindeks, kita memilih kosakata yang telah ditentukan oleh tajuk-tajuk subyek. Pengindeks menerapkan Natural Language seperti ditentukan dalam dokumen, kadang-kadang disebut “Indexing By Extraction”, karena kata-kata diambil dari dokumen itu sendiri. Antara tahun 1950-1960 menonjol pemakaian thesaurus untuk mengendaklikan kosakata dalam pengindeksan.

B. Tujuan
Memberi pemahaman kepada pembaca mengenai konsep Pengindeksan dan ringkasan, berikut menggunakan bahan bentuk indeks dan abstrak di dalam membantu mendapatkan informasi.

BAB II
PEMBAHASAN

Indeks dan abstrak merupakan dua istilah yang terdapat dalam bidang Ilmu Perpustakaan, dan di anggap sebagai jantung kepada sistem akses informasi. Pengguna perpustakaan terutama para peneliti menggunakan indeks dan abstrak untuk mendeteksi bahan di Perpustakaan. Bahan yang biasa diindeks dan berisi ringkasan adalah artikel dari jurnal, kertaskerja persidangan dan tesis. Contoh bahan yang di indeks tetapi tidak di buat ringkasan adalah berita koran.
Sebelum di terangkan lebih lanjut mengenai indeks dan abstrak, siswa harus memahami maksud bibliografi dan unsur informasi bibliografik.

Maksud bibliografi dan Unsur Info Bibliografik
Bibliografi adalah daftar bahan-bahan yang disusun mengenai sesuatu perkara oleh orang perseorangan atau kelompok atau badan-badan tertentu.
Unsur informasi bibliografik atau data bibliografik adalah entri-entri penting yang dapat digunakan untuk tujuan dapatan semula informasi. Contoh entri tersebut adalah: nama penulis, judul, perkara, tahun, dan informasi-informasi lain dari bahan yang ingin diindeks yang difikirkan penting.

1. Definisi Pengindeksan
Indeks merupakan istilah yang terdapat dalam bidang perpustakaan dan dianggap sebagai salah satu sistem temu kembali informasi.
Indeks dari segi bahasa didefinisikan sebagai :
a. Sesuatu yang menunjuk atau menanda
b. Daftar nama-nama yang disusun secara alfabetis
Dengan kata lain indeks merupakan daftar urutan nama, tempat, ataupun subyek dalam sebuah dokumen yang diterbitkan. Daftar tersebut dapat menjadi rujukan untuk mencari dokumen yang dicari.
Definisi lain menjelaskan pengindeksan adalah sebagai suatu proses menganalisa isi kandungan suatu bahan atau sumber informasi dan menerangkannya dengan menggunakan bahasa atau istilah di dalam sistem pengindeksan. Sistem pengindeksan ini bertujuan untuk menganalisa (menguraikan) suatu karya. Misalnya suatu karya dimana dalam karya tersebut terdiri dari beberapa karya orang yang berbeda, baik judul maupun subyeknya. Maka sebaiknya masing-masing karya itu perlu kita uraikan satu persatu dengan membuatkan indeksnya.
Para pengguna perpustakaan biasanya menggunakan indeks untuk mencari dokumen yang ada di perpustakaan terutama dokumen yang biasa di indeks seperti; artikel dari jurnal, kertas kerja dan tesis.
Sebuah indeks yang baik harus dapat memberi panduan yang spesifik, juga mampu menentukan lokasi sumber informasi dengan efisien dan dapat digunakan untuk mencari sumber-sumber informasi lain yang berkaitan, oleh kareena itu sebuah indeks harus lengkap dan tepat (complete and accurate).

2. Fungsi Pengindeksan
Fungsi-fungsi pengindeksan antara lain :
• Memberi panduan secara rinci untuk mendapatkan suatu bahan
• Memudahkan pencarian suatu bahan atau sumber informasi dengan baik dan benar
• Membantu dalam mencari suatu bahan yang akan dicari
• Memberitahu hubungan antara suatu bahan atau sumber informasi dengan bahan atau sumber informasi lainnya
• Menyediakan suatu pandangan yang menyeluruh yang terdapat dalam teks atau koleksi.

3. Unsur-unsur indeks
Unsur-unsur indeks antara lain :
a. Kosakata :
• Hubungan antara klasifikasi-pengindeksan
• Perbedaan dan persamaan entri klasifikasi
• Tajuk subyek, istilah, deskriptor, kata kunci (Keyword).

b. Bentuk Indeks :
• Bentuk-bentuk yang ada
• Bentuk-bentuk indeks yang dihasilkan komputer.

4. Komponen, Cakupan dan Jenis-jenis indeks
Jenis-jenis indeks :
• Indeks Belakang Buku
• Indeks Berantai (Chain Index)
• Indeks Nama / Pengarang
• Indeks Berabjad
• Indeks Kata kunci (keyword index)
• Indeks KWIC / KWOC

Indeks terbagi dalam beberapa jenis yaitu :
a. Indeks Belakang Buku
Indeks belakang buku adalah suatu istilah yang terdapat dibelakang sebuah buku dan biasanya disusun sesuai urutan abjad. Indeks ini digunakan sebagai panduan oleh pengguna dalam mencari topik yang dikehendaki tanpa perlu membaca keseluruhan isi dari suatu dokumen.
Contoh indeks belakang buku seperti yang terdapat dalam Encyclopedia Britannica adalah :
Automatic indexing
Definition, 177
Nature of, 147-52
Other approaches, 152

Automatic methods
Abstracting, 153-54

b. Indeks Berantai
Indeks berantai adalah suatu kaedah mengindeks yang dapat membantu pengguna mengetahui hubungan antara satu istilah dengan istilah yang lain. Indeks berantai menghubungkan setiap konsep dengan konsep lain yang berkaitan. Indeks berantai menyediakan entri-entri tunggal secara terpilih satu demi satu yang tersusun sesuai dengan urutan abjad.
Contoh indeks berantai seperti yang telah diperkenalkan oleh Ranganathan yaitu :
UNITED STATES
Television industry. Computer. Animation.
TELEVISION. United States.
Computers. Animation.
COMPUTERS. Television industry. United States.
Animation.
ANIMATION. Computers.
Television industry. United States.

c. Indeks Nama Pengarang (Author Index)
Indeks nama pengarang adalah suatu data yang berdasarkan urutan abjad nama pengarang. Pembaca biasanya merujuk kepada suatu hasil penulisan berdasarkan nama pengarang. Indeks berantai ini dapat membantu pengguna dalam mengenal suatu dokumen atau sumber informasi berdasarkan bidangnya, karena biasanya seorang pengarang itu kerap kali menulis dan dikenali berdasarkan bidang yang digelutinya.

d. Indeks Berabjad
Seperti halnya indeks nama pengarang indeks berabjad pada umumnya disusun sesuai urutan abjad berdasarkan subyek-subyek tertentu. Indeks ini dapat menjadi panduan ringkas dan terperinci dengan memasukkan istilah yang berkaitan termasuk nama pengarang dan nama tempat.

e. Indeks Kata Kunci (Keyword Index)
Indeks kata kunci adalah satu bentuk indeks yang dibuat berdasarkan istilah yang terdapat dalam setiap dokumen. Misalnya, yang dapat menjadi penunjuk kepada seluruh isi kandungannya. Salah satu dari sumber istilah tersebut adalah judul (tittle).

Komponen utama bagi sebuah indeks adalah entri indeks (Indeks Entry) yang berfungsi sebagai panduan isi sebuah dokumen atau koleksi dari ilmu pengetahuan yang direkam (Recorder Knowledge). Entri ini terbagi menjadi tiga bagian yaitu:
• Headings, biasanya meliputi kata kunci atau istilah menerangkan suatu perkara.
• Modification, menerangkan suatu perkara dengan lebih tepat. Modifikasi yang baik akan membantu mempastikan kerelevanan bagi suatu entri. Ketepatan modifikasi yang tinggi akan meminimalkan resiko memperoleh hasil pencarian yang tidak relevan.
• References, atau disebut juga dengan “Locator “ atau petunjuk dengan menggunakan simbol, nomor kelas, yang menerangkan suatu bahan atau sumber informasi.

Contoh:

Heading ————- Abstracting 22-23

Forms 169-70

Modification ———– Journal 151-6

Petunjuk 30-1 ———– Reference

5. Pengindeksan Berkomputer
Pengindeksan juga dapat dilakukan secara otomatis yaitu dengan menngunakan komputer. Salah satunya dengan adanya perangkat lunak khusus dan dengan cara membuat pangkalan data, proses pengindeksan ini dapat dilakukan dengan lebih mudah dan cepat. Perangkat lunak yang digunakan seperti CDS / ISIS (Computerized Documentation System / Integrated Set of Information Systems), PASCALadalah perangkat lunak yang mudah digunakan dan sesuai untuk membuat pangkalan data untuk menyimpan dan mendapatkan informasi.

Perangkat lunak ini memberi kemudahan kepada pengguna yaitu :
• Menentukan jenis dan bentuk entri dalam sebuah pangkalan data yang telah dibuat.
• Memasukan data terbaru
• Melakukan pengindeksan dalam menyusun entri-entri.
• Melakukan pencarian (searching).
• Melakukan cetakan (printing).

Layanan Pengindeksan dan pengabstrakan ini dapat dilakukan melalui 2 cara :
• Secara petunjuk yaitu menggunakan kartu. Kemudian kartu ini akan disusun menurut abjad sama ada bawah penulis atau kata sumber / perkara
• Secara elektronik yaitu menggunakan komputer. Biasanya semua data yang dimasukkan ke dalam komputer akan diindeks oleh perangkat lunak yang digunakan. Proses penyusunan (sorting) akan di buat secara otomatis

Contoh Dokumen yang biasa di Indeks :

Bahan Buku
• Pengarang
• Judul buku
• Edisi
• Tempat terbit
• Penerbit
• Tahun di terbitkan

Contoh : Yusup Hashim. Teknologi pengajaran. Edisi 2. Shah Alam: Fajar Bakti, 1998.

Bahan Jurnal
• Pengarang
• Judul artikel
• Judul Jurnal
• Jilid
• Nomor / bilangan
• Tahun di terbitkan
• Muka surat

Contoh : Ding, Choo Ming. Khidmat abstrak, indeks di Internet. Pemikir 13. (Juli – September 1998): 175-190.

Artikel Surat kabar
• Pengarang
• Judul artikel
• Judul koran
• Tanggal di terbitkan
• Muka surat
• Kolom

Contoh: Shamsul Azree. Banyak kerabat GAPENA tidak aktif. Berita Harian, 31.12.1993: 25

Kertas kerja seminar / persidangan
• Pengarang
• Judul kertas kerja
• Nama Seminar
• Tempat Seminar
• Tahun Seminar diadakan

Contoh: Ahmad Kamari. Application of approriate engineering principles to improve food processing efficiency. Food engineering and the food industry seminar. Serdang, 17 May, 1983.

Bahan Tesis
• Pengarang
• Judul tesis
• Jenis tesis
• Tahun di terbitkan

Contoh: Amran Kasimin. Arabic words in the Indonesian vocabulary. Tesis Sarjana Universitas Kebangsaan Malaysia, 1976.

BAB III
PENUTUP

Kesimpulan
Indeks merupakan hal yang penting kepada para pengguna terutama kepada para peneliti. Kini kebanyakan informasi dapat diakses melalui layanan indeks berkomputer atau secara online di dalam bentuk pangkalan data CD-ROM atau melalui Internet. Hanya dengan mengetik kata-kata berdasarkan kata sumber tertentu yang diperlukan, semua bahan atau sumber informasi yang berkaitan dengan kata tersebut akan terdaftar.
Pencarian informasi dengan metode ini lebih mudah daripada metode lama yaitu melalui indeks dalam bentuk petunjuk. Dengan cara yang lama pengguna harus melihat indeks yang kadang-kala mempunyai banyak jilid atau jumlah kartu yang banyak sebelum mengetahui informasi yang dicari atau diperlukan. Dengan proses Pengindeksan dibantu oleh sistem berkomputer, ia akan menjadikan proses pencarian informasi menjadi lebih efisien dan efektif.

DAFTAR PUSTAKA

 http://pkukmweb.ukm.my/~library/ind_abs.htm
 Pringgoadisuryo, Luwarsih, Hubungan Indeks-menelusur Informasi.dalam Kerjasama Jaringan Perpustakaan dan Akses Informasi. Jakarta : Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional, 1995.
 Rimbarawa, Kosam, Dasar-dasar Organisasi Informasi. Jakarta : Hakaeser, 2007.
 Soekarman K, Daftar Tajuk Subyek Untuk Perpustakaan. Jakarta : Gunung Mulia, 1990.